Auditoria Microsoft

Auditoria Microsoft

Recentemente um cliente, ficou chateado, pois recebeu um comunicado da Microsoft, endereçada a alta direção, informando que nos próximos dias a empresa seria contatada para passar por um processo de auditoria de licenciamento de software. Ele ficou indignado, pois sempre comprou todas as licenças e segue a boa prática de utilizar somente softwares originais e legítimos, corretamente e legalmente adquiridos. Ele me perguntou se a auditoria estaria ocorrendo devido alguma desconfiança por parte do fabricante ou alguma denúncia. Tranquilizei ele, e disse que este processo é comum e várias empresas passam por ele todos os anos.

Sinceramente não conheço qual o critério utilizado para selecionar uma empresa para o processo de auditoria, mas sei que é bem comum e várias empresas que atendo ou que tenho conhecidos já possou por este processo.

Basicamente, é enviado uma planilha para que a empresa indique as licenças utilizadas e suas quantidades, empresas com mais de 100 funcionários, usualmente é solicitado que além do preenchimento de planilhas, seja executado o Microsoft Assessment and Planning Toolkit (MAP), a Microsoft inclusive fornece informações dos ajustes necessários nas políticas de grupo (GPO’s) para que a ferramenta rode com sucesso (cobertura mínima de 70% do parque de computadores da empresa).

Além das planilhas e ocasionalmente da execução do MAP, é necessário que a empresa confirme a propriedade sobre as licenças, para isso é necessário informar e enviar cópias das notas fiscais de compras dos softwares, no caso de softwares OEM a nota fiscal do computador deve mencionar que a licença está sendo fornecida na modalidade OEM.

Eu sempre recomendo a todos os clientes que atendo que sempre utilizem softwares originais e legalmente adquiridos, todavia presenciei uma situação em uma empresa onde o departamento de compras adquiriu licenças em sites não confiáveis com preços muito abaixo do mercado. Ao analisar as notas fiscais, ficou claro que a empresa foi vítima de um golpe, nas notas fiscais não constava a informação das licenças, mas sim a seguinte descrição: “Serviço de Suporte a Ativação de Licenciamento”. O cliente até justificou que as chaves fornecidas ativaram os softwares corretamente, todavia observando no detalhe, tratavam-se de chaves de ativação de licenças de uso interno para parceiros (IUL) e algumas licenças de desenvolvedores. Neste caso o cliente necessitou adquirir licenças válidas de fornecedores idôneos, logo o barato pode sair caro. É comum encontrar anúncios em sites de classificados e de leilões na Internet de licenças com preços muito abaixo da média de mercado. Então é importante ficar atento ao efetuar as compras.

Outro ponto importante, sempre que for solicitada a realização da auditoria, faça o processo. Apesar de muitas pessoas acreditarem que não existe embasamento legal para tal prática. A questão é que ao instalar o software o processo de verificação de licenças está previsto no contrato de licença (EULA – End User License Agreement).

Algumas situações que sempre presencio se refere as denominadas CAL (Client Access License), estas licenças são necessárias para alguns produtos, por exemplo, o Windows Server entre outros. Na maioria das vezes os clientes adquirem as licenças do Windows Server e das estações de trabalho, mas não adquirem as CAL’s em quantidade suficiente e na versão adequada.

Em caso de dúvidas, sobre quais licenças a serem adquiridas, contate um parceiro Microsoft que ele irá lhe orientar da melhor maneira possível. E adicionalmente este processo de auditoria tem como objetivo garantir que a empresa está utilizando as licenças corretas, e na maioria das vezes no caso de incongruências, sugere-se a empresa adquirir as eventuais licenças faltantes para regularização do parque de forma amigável.

No passado já atuei como perito em alguns processos de software ilegal, nestes casos não existe qualquer comunicação prévia nem negociação (os processos correm em segredo de justiça), simplesmente o oficial de justiça chega juntamente com o perito e faz a citação da empresa na hora e perícia já se inicia. Portanto a minha recomendação de sempre é: utilize apenas softwares originais e legalmente adquiridos, desta forma além de não ter motivos de preocupação, os riscos de eventuais problemas de segurança referentes ao uso de softwares piratas são afastados.

Consultor veterano na área de Tecnologia da Informação, com passagem em grandes empresas, graduado em Ciência da Computação com especialização em microeletrônica e gestão de projetos, detentor de diversas certificações de mercado (Microsoft, Cisco, Brocade, Vmware, etc.).

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